Lleoliad: Uned F2B Southpoint Industrial Estate, Foreshore Road, Caerdydd, CF10 4SP

Cyflogwr: Ceaton Security Services Ltd

Oriau Gwaith: Dydd Llun i Ddydd Gwener

Bydd y Gweinyddwr Cefnogi Gweithrediadau yn cefnogi i redeg yr adran Gweithrediadau trwy gweinyddu, rheoli data, a thasgau sy’n canolbwyntio ar gydymffurfio. Rhan allweddol o’r rôl yw sicrhau bod cofnodion yn gywir, yn gyfredol, ac yn barod i’w harchwilio ar unrhyw adeg.

Byddwch yn gweithio’n agos gyda’r Rheolwr Cefnogi Gweithrediadau ac yn cefnogi timau ar draws holl adrannau’r busnes, gan chwarae rhan bwysig yn y gwaith o gynnal safonau a chefnogi cydymffurfiaeth ar draws y sefydliad.

Mae’r rôl hefyd yn cynnwys bod yn bwynt cyswllt cyntaf i ymwelwyr â’r swyddfa, felly mae agwedd proffesiynol, cynnes a chroesawgar yn hanfodol.

Cyfrifoldebau:

• Cefnogi’r tîm Gweithrediadau gyda thasgau gweinyddol o ddydd i ddydd
• Cadw ffeiliau, cofnodion a dogfennaeth drefnus a chywir.
• Paratoi dogfennau, adroddiadau a gohebiaeth broffesiynol

Cydymffurfio a Rheoli Data

• Cynnal cofnodion cydymffurfio, gan sicrhau cywirdeb a chysondeb
• Monitro cofnodion hyfforddiant, ardystiadau, a logiau achredu
• Archebu a chydlynu hyfforddiant ar gyfer staff
• Cefnogi archwiliadau mewnol ac allanol drwy baratoi a threfnu dogfennau
• Dosbarthu polisïau a sicrhau bod cofnodion yn cael eu diweddaru yn unol â hynny

Cefnogaeth Weithredol a Mewnol

• Gweithio’n agos gyda phob adran ar draws y busnes
• Cefnogi aelodau’r tîm Cefnogi Gweithrediadau gyda thasgau gweinyddol
• Rheoli PPE a cheisiadau am gwisg ysgol a chofnodion cysylltiedig
• Gweithredu fel pwynt cydlynu allweddol ar gyfer gweinyddiaeth sy’n gysylltiedig â chydymffurfio

Systemau ac Adrodd

• Mewnbynnu a chynnal data ar draws systemau mewnol
• Sicrhau bod yr holl ddata’n gywir, yn gyflawn ac yn gyfredol
• Llunio adroddiadau manwl gan ddefnyddio systemau mewnol a Microsoft Excel

Gwyneb Cyntaf y Cwmni

• Bod yn bwynt cyswllt cyntaf i ymwelwyr â’r swyddfa
• Croesawu gwesteion mewn ffordd broffesiynol a chyfeillgar
• Cyfeiriwch at yr ymwelwyr a’u cynorthwyo gydag ymholiadau lle bo’n briodol

Sgiliau & Phrofiad

Hanfodol

• Profiad blaenorol mewn swydd weinyddol (neu debyg)
• Gwybodaeth ymarferol gref o Microsoft Office (yn enwedig Excel, Word ac Outlook)
• Defnyddio Excel yn hyderus ar gyfer rheoli, olrhain ac adrodd ar ddata
• Gallu rhoi sylw i fanylion a gallu gweithio’n gyflym
• Sgiliau rheoli amser a threfnu cadarn
• Sgiliau cyfathrebu hyderus
• Sgiliau TG da, gyda’r gallu i reoli a chynnal data cywir ar draws systemau

Dymunol

• Profiad mewn diwydiant tebyg (sicrwydd, tân, neu gyfleusterau)
• Profiad o gefnogi cydymffurfiaeth, archwiliadau, neu brosesau achredu
• Profiad o ddefnyddio systemau neu gronfeydd data mewnol

Rhinweddau personol

• Dibynadwy a threfnus
• Yn broffesiynol ac gydag agwedd dda
• Gallu rheoli llwyth gwaith a blaenoriaethu tasgau’n effeithiol
• Gweithio’n gyfforddus gyda sawl tîm ar draws y busnes
• Person â dull cryf sy’n canolbwyntio ar waith tîm
• Cynnes a chroesawgar wrth ddelio ag ymwelwyr a chydweithwyr